Modèles : fiche action, budget type, lettre d'intention de partenariat

À quoi servent ces modèles ?

Vous préparez une demande de subvention pour une action vélo et vous partez d’une page blanche ? Voici un modèle de fiche action pour une demande de subvention, un budget type et une lettre de soutien. Ce sont des brouillons à remplir. Les champs sont entre crochets.

Une règle de base : c’est la structure qui demande qui porte le projet. La loi le dit ainsi : « Ces actions, projets ou activités sont initiés, définis et mis en œuvre par les organismes de droit privé bénéficiaires. » (voir l’article 9-1 de la loi du 12 avril 2000). Un intervenant extérieur n’est qu’un moyen parmi d’autres. Le formulaire et le règlement du financeur passent toujours avant ces trames.

La question « qui finance les séances ? » revient souvent. Les centres sociaux qui montent un cycle vélo se la posent vite. Ces modèles aident à y répondre par écrit. Ils ne promettent rien sur la réponse du financeur. Pour la liste des dispositifs, voyez les aides pour financer une action vélo. Pour tout le chemin du dossier, lisez la demande de subvention pas à pas. Cette page-ci ne le refait pas. Elle donne les trames.

Avant de copier : vérifiez le dossier du financeur

Chaque financeur a ses règles. Quelques minutes de lecture évitent un dossier refusé pour un détail.

Le formulaire unique et les plateformes des financeurs

Le Cerfa 12156*06 est le formulaire de référence pour demander une subvention. Tous les financeurs ne l’utilisent pas. Certains passent par Le Compte Asso ou par le portail Dauphin. D’autres ont leur propre plateforme. Regardez d’abord ce que demande votre financeur.

Le décret n° 2016-1971 fixe le contenu du dossier en six rubriques : l’identité de l’association, ses relations avec l’administration, ses relations avec d’autres associations, les personnes qui font vivre son action, les prévisions budgétaires et les projets. Le formulaire se remplit sur ordinateur. Il faut pour cela la fonction « Remplir et signer » d’Adobe Acrobat Reader, selon la notice 51781#04. Il sert aux projets et au fonctionnement, pas aux gros achats. Un même formulaire peut servir pour plusieurs financeurs. La loi parle d’un formulaire unique (article 10).

Les pièces à joindre

Le dossier comprend en général trois pièces : le RIB de l’association, les comptes du dernier exercice si elle ne doit pas les publier, et les statuts avec la liste des dirigeants si elle n’est pas inscrite au répertoire national des associations. Certains financeurs en demandent d’autres : attestations, lettre de motivation, étude de faisabilité. La lettre du dernier modèle peut servir ici.

La rubrique « Attestations » est signée par le représentant légal. Il y déclare l’association à jour de ses devoirs. Il adhère aussi au contrat d’engagement républicain.

La date limite

Chaque financeur fixe la sienne. Lisez-la sur sa page. Un dossier en retard est généralement rejeté, même s’il est très bon.

Modèle 1 : la fiche action

Cette trame suit, dans l’ordre, la rubrique 6 du formulaire, intitulée « Projet – Objet de la demande ». Copiez-la, puis remplacez chaque crochet par vos mots.

Les rubriques à remplir, dans l’ordre

• Politique de la ville : la demande relève-t-elle de ce cadre ? [oui / non]. Si oui, dans quel contrat de ville ? [nom du contrat]
• Intitulé de l’action : [intitulé]
• Objectifs : [objectif général, objectifs spécifiques, objectifs opérationnels]
• Description : [ce que l’on fera, étape par étape]
• Bénéficiaires : [caractéristiques sociales, nombre, âge, sexe, lieu de résidence, participation financière éventuelle]
• Territoire : [quartier ou commune]
• Moyens matériels et humains : [bénévoles, salariés, volontaires, recrutement prévu, intervenant extérieur]
• Date ou période : [période de réalisation]
• Évaluation : [indicateurs choisis au regard des objectifs]

Le titre compte. La notice le dit à sa manière : « Un excellent projet, c’est un bon projet avec un bon titre ! » Il doit donner une idée globale du projet et faire comprendre vos intentions. Un titre comme « Apprendre à [compétence] dans [quartier] » donne l’idée. À vous de choisir les mots.

Écrire les objectifs en trois niveaux

Partez du besoin auquel votre projet répond. Posez ensuite trois niveaux d’objectifs.

• l’objectif général, la grande ambition du projet ;
• les objectifs spécifiques, qui la découpent en parties ;
• les objectifs opérationnels, écrits avec des verbes d’action : « apprendre à [compétence] », « réunir [public] ».

Visez des objectifs « SMART » : précis, mesurables, atteignables, réalistes et datés. Ils aident à choisir les indicateurs.

Ne confondez pas objectifs et moyens. Les moyens, ce sont les ressources que vous utilisez : les personnes, la salle, le matériel. Le détail à donner dépend de la taille du projet et du montant demandé. Un intervenant extérieur se cite dans les moyens.

Le tableau d’indicateurs

Un indicateur sert à vérifier qu’un objectif est atteint. Il en existe trois types. Ceux de réalisation montrent que l’action a bien eu lieu. Ceux de résultat montrent ses effets. Ceux d’impact décrivent des retombées plus larges, à moyen et long terme. Laissez les valeurs cibles vides tant que vous n’avez pas fait vos calculs.

Objectif	Indicateur	Type	Valeur cible
[objectif opérationnel]	[indicateur]	réalisation	[valeur cible]
[objectif opérationnel]	[indicateur]	résultat	[valeur cible]
[objectif spécifique]	[indicateur]	impact	[valeur cible]

Ce tableau n’est pas un décor. La puissance publique « ne peut donc pas subventionner un projet qu’il ne serait pas possible d’évaluer ». Si la subvention est accordée, la convention reprend vos indicateurs pour juger l’action.

Si l’action relève de la politique de la ville

Votre projet doit alors entrer dans le contrat de ville de votre territoire. Ses objectifs suivent les axes de ce contrat. Pour comprendre le cadre, lisez le contrat de ville et les quartiers 2030.

Modèle 2 : le budget type de l’action

Le budget suit la page budget du formulaire. Il s’écrit en deux tableaux : ce que le projet coûte, ce qui le finance. Les montants restent vides ci-dessous. À vous de les remplir, devis en main, sans centimes.

Les charges : comptes 60 à 69

Les charges se classent par nature. Voici la trame.

Compte	Charges	Montant
60	Achats	[montant]
61	Services extérieurs : locations, entretien et réparation, assurance, documentation	[montant]
62	Autres services extérieurs : rémunérations intermédiaires et honoraires, publicité, déplacements, services bancaires	[montant]
63	Impôts et taxes	[montant]
64	Charges de personnel	[montant]
65 à 69	Autres charges	[montant]
	Charges indirectes réparties	[montant]

Dans le poste 62, ajoutez une ligne : [intervenant extérieur : montant du devis joint]. Les sommes versées à un tiers sans charges sociales vont au compte « Honoraires ». Les charges indirectes sont les frais communs à plusieurs projets, comme l’assurance ou les frais de siège. On les répartit selon une règle fixe et juste.

Les produits et les financeurs : comptes 70 à 79

Compte	Produits	Montant
70	Ventes et prestations	[montant]
73	Concours publics	[montant]
74	Subventions d’exploitation, une ligne par financeur sollicité	[montant]
75	Autres produits : cotisations, dons manuels	[montant]
76 à 79	Autres produits	[montant]
	Ressources propres affectées au projet	[montant]

Au compte 74, écrivez une ligne par financeur sollicité : l’État, la Région, le Département, les communes ou intercommunalités, les organismes sociaux comme la CAF, les fonds européens, une fondation. Indiquez aussi la part que représente la subvention demandée dans le total : [part en %].

Les financements demandés ailleurs valent déclaration sur l’honneur. Vous certifiez par écrit que ces informations sont exactes. Cela tient lieu de justificatif.

Le bénévolat et les mises à disposition : comptes 86 et 87

Une salle ou du matériel prêtés sans contrepartie, du bénévolat, des dons en nature : tout cela a une valeur. Elle se présente au pied du budget. Les emplois vont au compte 86, les contributions au compte 87, et les deux totaux doivent être égaux.

Compte	Contributions volontaires	Montant
86	Emplois : bénévolat, biens et services prêtés, dons en nature	[montant]
87	Contributions : mêmes éléments, côté ressources	[montant]

Pour inscrire ces lignes, il faut pouvoir les chiffrer avec des méthodes fiables. Sinon, décrivez ces aides dans les moyens de la fiche action.

Équilibre, devis et imprévus

On recommande un budget à l’équilibre, mais aucune règle ne l’impose. Un excédent ou un déficit est possible si vous l’expliquez. La subvention, elle, ne doit jamais dépasser le coût du projet.

Pour chiffrer, faites réaliser des devis. Classez ensuite les dépenses de la plus incompressible à la plus facultative. Ajoutez une ligne « imprévus » : la notice cite, par exemple, 5 % du budget global.

Modèle 3 : la lettre d’intention de partenariat

Quand un financeur demande une pièce en plus, une structure partenaire peut écrire une lettre de soutien. Voici ce qu’elle est, puis la trame.

Une lettre de soutien, pas une garantie

Attention au vocabulaire. Dans l’article 2322 du Code civil, « La lettre d’intention est l’engagement de faire ou de ne pas faire ayant pour objet le soutien apporté à un débiteur dans l’exécution de son obligation envers son créancier. » Autrement dit, c’est une garantie. Les juristes parlent de sûreté personnelle.

Notre trame n’est pas cela. Elle n’engage ni à payer, ni à garantir, ni à cofinancer. Nous n’avons trouvé aucun modèle public de lettre d’intention de partenariat : ce texte est un exemple, pas un document exigé ou validé par un financeur.

Le modèle à remplir

[Nom de la structure signataire] — [adresse]

À l’attention de : [financeur sollicité]

Objet : soutien au projet [intitulé de l’action], porté par [structure porteuse]

Madame, Monsieur,

[Nom de la structure signataire] est [présentation en une ou deux phrases : statut, activité, territoire].

Nous soutenons le projet [intitulé de l’action], porté par [structure porteuse]. Notre rôle envisagé est le suivant : [rôle dans le projet].

Nous pourrons mettre à disposition [salle, matériel, relais d’information], sous réserve de l’accord du financeur et d’un devis ou d’une convention.

Cette lettre ne vaut ni engagement de payer ni garantie.

Fait à [lieu], le [date].

[Nom, fonction, signature]

La structure porteuse reste responsable du projet. Une lettre d’un intervenant n’y change rien : la subvention ne devient pas le paiement d’une prestation commandée par le financeur.

Après la décision : convention et compte rendu financier

Les deux premiers modèles préparent la suite. Vous y retrouverez les mêmes lignes et les mêmes indicateurs.

La convention

Quand la subvention dépasse 23 000 €, le financeur doit signer une convention avec l’association. Elle fixe l’objet, le montant, les conditions de versement et celles d’utilisation. C’est le financeur qui l’écrit. Service-Public propose deux modèles de convention pluriannuelle d’objectifs, c’est-à-dire sur plusieurs années : l’un pour une association qui a une activité économique, l’autre, plus simple, pour les autres.

Le compte rendu financier

Quand la subvention est affectée à une dépense précise, l’association doit rendre un compte rendu financier. Le Cerfa 15059*02, fixé par l’arrêté du 11 octobre 2006, comprend trois feuillets :

• un bilan qualitatif : mise en œuvre, bénéficiaires par type de public, dates et lieux, objectifs atteints au regard des indicateurs ;
• un tableau chiffré : prévision, réalisation, pourcentage ;
• une annexe qui explique les écarts, la répartition des charges indirectes et les contributions volontaires.

Il se rend dans les 6 mois suivant la fin de l’exercice, c’est-à-dire de l’année comptable, où la subvention a été accordée. Il est obligatoire avant toute nouvelle demande. Le dernier rapport d’activité l’accompagne, avec les comptes approuvés. Le ministère chargé de la vie associative publie aussi un guide d’usage de la subvention sur associations.gouv.fr.

Et si votre action fait appel à Vélo Passerelle ?

Vélo Passerelle est une association basée à Romainville. Son objet, publié au JOAFE (le journal des annonces des associations), couvre l’apprentissage, le Savoir Rouler à Vélo, un atelier de mécanique et de réparation solidaire, le réemploi, des partenariats avec les écoles, les collectivités et les bailleurs, et l’inclusion. Elle peut être sollicitée comme prestataire possible. Elle ferait alors un devis. Vous le joindriez à votre dossier, et vous le rangeriez au poste des honoraires du budget type.

L’association intervient de façon itinérante depuis Romainville et n’a pas de local ouvert au public. Son intervenant est titulaire du CQP Animateur de mobilité à vélo (RNCP40916) et d’une carte professionnelle d’éducateur sportif. Le CQP n’est pas un diplôme d’État. L’association n’a encore réalisé aucune séance. Elle ne publie aucun prix : tout se fait sur devis.

Une différence utile : si la collectivité définit et achète elle-même une prestation pour ses besoins, ce n’est plus une subvention mais une commande. Un acheteur public peut alors passer un marché de services sans publicité ni mise en concurrence préalables sous 60 000 € HT, depuis le 1er avril 2026 (article R2122-8). Pour cette voie, lisez commander une action vélo : marché ou devis.

Pour préparer un dossier avec un devis, vous pouvez demander un devis à l’association.